Durchführung

Auf dieser Seite finden Sie Wissenswertes für die Zeit nach der Förderzusage. Lesen Sie mehr über die Anforderung der Fördergelder, Tipps für die Vor- und Nachbereitung und die notwendigen Unterlagen.

Durchführung

Auf dieser Seite finden Sie Wissenswertes für die Zeit nach der Förderzusage. Lesen Sie mehr über die Anforderung der Fördergelder, Tipps für die Vor- und Nachbereitung und die notwendigen Unterlagen.

Sie haben eine Förderzusage im Programm AusbildungWeltweit erhalten?
Herzlichen Glückwunsch!

Wie geht es jetzt weiter?

Damit Sie die einzelnen Schritte im Gesamtverlauf der Förderung besser einordnen können, haben wir eine Übersicht für Sie zusammengestellt.

Sobald Sie die offizielle Zusage (durch Zusendung des Zuwendungsbescheides) erhalten haben, können Sie in die konkrete Planung des Auslandsaufenthaltes gehen. Neben der weiter unten beschriebenen Anforderung der Fördermittel ist z.B. die organisatorische und inhaltliche Vorbereitung entscheidend für einen erfolgreichen Auslandsaufenthalt.

Gut zu wissen: AusbildungWeltweit in Zeiten von Corona

Die aktuelle Corona-Pandemie wirkt sich auch auf das Förderprogramm AusbildungWeltweit aus. Im Folgenden haben wir die wesentlichen Besonderheiten für Sie zusammengefasst.
 

Antragsrunden ab Juni 2020

Die Antragsrunden laufen wie geplant und mit den ausgewiesenen Bewilligungszeiträumen ab. Zuwendungsbescheide für Vorhaben der Antragsrunde im Juni und Oktober 2020 sowie Februar 2021 werden ausgestellt, sobald die COVID-19 bedingte Reisewarnung des Auswärtigen Amtes für die jeweiligen Zielländer aufgehoben ist. Erst mit Erhalt des Zuwendungsbescheids können die Aufenthalte angetreten werden. 

Ab der Antragsrunde Juni 2021 werden ausschließlich Aufenthalte in Länder bewilligt, für die zum Zeitpunkt der Antragsprüfung keine Reisewarnung vorliegt. Liegt bei Antragsprüfung eine Reisewarnung vor, wird der Aufenthalt in der Antragsrunde abgelehnt. 

Antragsrunde Februar 2020 

Zuwendungsbescheide für Vorhaben der Antragsrunde im Februar 2020 können erst ausgestellt werden, wenn die COVID-19 bedingte Reisewarnung des Auswärtigen Amtes für die jeweiligen Zielländer aufgehoben ist. Der Bewilligungszeitraum wird für diese Antragsrunde angepasst und im Zuwendungsbescheid ausgewiesen, er endet am 30.09.2021. Einrichtungen mit bewilligten Vorhaben sind entsprechend informiert. Bei zeitlichen Verschiebungen nach 2021 muss ggf. die Übertragung von Zuschüssen auf das Haushaltsjahr 2021 schriftlich mit der NA abgestimmt werden.

Antragsrunden Februar und September 2019 

Aufenthalte der Antragsrunden 2019, die aufgrund der Corona-Situation im Jahr 2020 nicht wie geplant stattfinden können, können zeitlich verschoben werden – auf schriftlichen Änderungsantrag hin bis zum 30.09.2021. Es muss zugleich eine Übertragung von Zuschüssen auf das Jahr 2021 beantragt werden.

Wer entscheidet, ob ein Aufenthalt ohne Bedenken stattfinden kann?

Die Aufhebung der COVID-19 bedingten Reisewarnung des Auswärtigen Amtes ist Voraussetzung dafür, dass eine formale Förderzusage gegeben werden kann. Mit dem Ausstellen des Zuwendungsbescheids trifft die NA beim BIBB allerdings keine Entscheidung darüber, ob die Durchführung eines dann bewilligten Aufenthaltes sicher und uneingeschränkt erfolgen kann. Als Zuwendungsempfänger beobachten Sie die Einreisebestimmungen einzelner Zielländer, die allgemeinen Reisemöglichkeiten sowie mögliche Beschränkungen des öffentlichen Lebens vor Ort und entscheiden Zug um Zug – ggf. gemeinsam mit Teilnehmenden und Ausbildungspartnern – ob und zu welchem Zeitpunkt die Aufenthalte tatsächlich stattfinden sollen. Bitte behalten Sie dabei im Blick, welche Änderungen des Vorhabens ggf. mit der NA beim BIBB vorab abzustimmen sind.


Unser Tipp: Achten Sie bei Buchungen auf Flexibilität und günstige Stornierungsmöglichkeiten.

Wir sind sehr daran interessiert, dass Sie auch in diesen schwierigen Zeiten Auslandsaufenthalte planen und hoffentlich problemlos durchführen können. Entscheidend ist eine vorausschauende und verantwortungsbewusste Planung sowie die stetige Beobachtung der Lage. Entwicklungen wie ein (erneut) zunehmendes Infektionsgeschehen oder plötzliche Quarantäneanordnungen in Deutschland oder im Zielland sind bis auf weiteres möglich und müssen im eigenen organisatorischen und finanziellen Projektmanagement berücksichtigt werden. Aufenthalte in Zielländern mit einer Reisewarnung dürfen weiterhin nicht angetreten werden bzw. müssen schnellstmöglich beendet werden. Bei allen Buchungen ist daher auf Flexibilität und günstige Stornierungsmöglichkeiten zu achten. Ausgaben für Stornierungen, Umbuchungen oder ähnliches werden nicht automatisch vom Programm übernommen. Wenn es bei der Durchführung ihrer Projekte jedoch zu unvorhergesehenen und nicht abwendbaren Änderungen aufgrund der Corona-Situation kommt (z.B. neu eintretende Reisewarnung für das Ziel), können nach Prüfung im Einzelfall Kosten anerkannt werden.

Dafür machen Sie Ihre vorausschauende und verantwortungsbewusste Planung am besten auch längerfristig nachvollziehbar. Zum Beispiel durch Notizen oder Screenshots, die zeigen, dass finanzielle Festlegungen oder Ausreisen zu Zeitpunkten erfolgten, die eine Durchführung zuließen (keine Reisewarnung des Auswärtigen Amtes, Einreise aus Deutschland möglich). 


Organisatorische Vorbereitung

  • Visa beantragen
  • Flüge (oder Fahrt) buchen
  • Unterkunft organisieren
  • Versicherungen abschließen etc.

Hilfreiche Tipps zur Organisation eines Auslandsaufenthalts finden Sie z.B. auf der Webseite www.meinauslandspraktikum.de.


Inhaltliche Vorbereitung

  • Bereiten Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sprachlich und interkulturell vor, zum Beispiel durch Kurse und Seminare.
  • Stimmen Sie die Lernvereinbarung (bei Auszubildenden) und/oder das Arbeitsprogramm (für Ausbilderinnen und Ausbilder) mit Ihren Partnern vor Ort und den Teilnehmenden ab.


Das Wichtigste in Kürze

Einen Überblick über die wichtigsten Punkte der Durchführung bietet das Merkblatt für Zuwendungsempfänger.

Vor dem Auslandsaufenthalt

Zuwendungsbescheid

Sobald die NA beim BIBB im Einvernehmen mit dem BMBF die Förderung Ihres Projekts beschlossen hat, erstellt sie einen Zuwendungsbescheid, der Ihnen anschließend per Post zugesandt wird. Damit Sie mit Ihren Planungen frühzeitig beginnen können, erhalten Sie i.d.R. kurz vorher eine E-Mail mit einer vorläufigen, nicht rechtsverbindlichen Zusage. Im Zuwendungsbescheid finden Sie unter anderem Informationen zur Höhe der bewilligten Zuschüsse, zur Mittelanforderung und zu den Förderbedingungen.


Anforderung der Fördergelder

Die Fördergelder können angefordert werden, sobald der Zuwendungsbescheid gültig ist und die Mittel zeitnah verwendet werden. Der Zuwendungsbescheid enthält genaue Informationen zur Höhe und zu Fristen der Mittelanforderung. Besonders zu beachten ist dabei die Zuordnung der Zuschüsse zu Kalenderjahren.

Die im Zuwendungsbescheid bewilligten Mittel für Aufenthalts- und Reisekosten können nach Ablauf der Rechtsbehelfsfrist bzw. mit Erklärung des Verzichtes auf Rechtsmittel (Empfangsbestätigung) vom Zuwendungsempfänger zur alsbaldigen Verwendung angefordert werden.

Alsbaldige Verwendung bedeutet, dass der angeforderte Zuschuss innerhalb von sechs Wochen nach Eingang ausgegeben wird.

Mittelanforderungen sind zu mehreren Zeitpunkten möglich. Wesentlich ist, dass die Zuschüsse in dem Kalenderjahr angefordert werden, dem sie bei Antragstellung zugeordnet wurden.

Die Zuschüsse für die Organisation der Aufenthalte sowie bei Bedarf der Vor- und Nachbereitung der Auszubildenden werden nach abschließender Prüfung des Verwendungsnachweises ausgezahlt.
 

Rechtsbehelfsfrist: Nach Erhalt des Zuwendungsbescheids gibt es eine Frist von einem Monat, in dem Sie Widerspruch gegen den Bescheid einlegen können. Die Auszahlung der Fördergelder ist erst nach dieser Frist möglich, es sei denn, Sie verzichten auf das Widerspruchsrecht (ein Vordruck hierfür liegt dem Zuwendungsbescheid bei).

Lernvereinbarung / Arbeitsprogramm

Die Lernvereinbarung (für Auszubildende) und das Arbeitsprogramm  (für Ausbildungspersonal) sind dazu gedacht, die Klärung von Rahmenbedingungen, des Ablaufs und der angestrebten Lernergebnisse eines Auslandsaufenthalts zwischen Ihnen, Ihrem Partnerbetrieb und den Teilnehmenden zu erleichtern. Die Vereinbarung wird vor Praktikumsbeginn ausgefüllt und von allen genannten Parteien unterschrieben. So gibt es auf jeder Seite Klarheit über die Gestaltung des Auslandsaufenthalts und über die Zuständigkeiten. Es genügt, wenn Sie diese Vereinbarung zusammen mit den anderen Unterlagen bei sich aufbewahren; ggf. wird die NA beim BIBB danach fragen.

Dokumente zur Mittelanforderung


Hier stellen wir Ihnen die Anleitung sowie die Vorlage für die Mittelanforderung für Ihr Projekt zur Verfügung.

Anleitung Mittelanforderung

Vorlage Mittelanforderung

Änderungen mitteilen

Sollte es nachträglich bei Punkten Änderungen geben, die im Antrag angegeben wurden (wie z.B. Partnerbetrieb, Zielland, Aufenthaltsdauer, Kontakt- oder zeichnungsberechtigte Person), ist ein schriftlicher Änderungsantrag notwendig. Dieser sollte noch vor dem jeweiligen Auslandsaufenthalt bzw. bei einem Wechsel der Zuständigkeiten frühzeitig per Post bei der NA beim BIBB eingereicht werden.

Nach dem Auslandsaufenthalt

Wenn Ihre Auszubildenden oder Ausbilderinnen und Ausbilder ihren Auslandsaufenthalt erfolgreich absolviert haben, haben Sie das Wichtigste bereits geschafft. Im Folgenden können Sie nachlesen, was für einen erfolgreichen Abschluss der Förderung benötigt wird.

 Teilnehmerbericht

Spätestens einen Monat nach der Rückkehr sollte der Teilnehmerbericht ausgefüllt werden. In Ihrer Funktion als Zuwendungsempfänger sammeln Sie die ausgefüllten Berichte von allen Teilnehmenden ein und schicken diese später zusammen mit dem Verwendungsnachweis (s.u.) per Post an die NA beim BIBB.

Verwendungsnachweis

Um den zweiten Teil der Zuschüsse überweisen zu können, benötigen wir von Ihnen Nachweise über die stattgefundenen Auslandsaufenthalte. Genauere Informationen und Formularvorlagen zum Verwendungsnachweis erhalten Sie per E-Mail. Generell sollten Sie relevante Nachweise z.B. für die Unterkunft (Hotels, Mietverträge etc.), Flugtickets, Bordkarten oder Unterlagen zu Vor- und Nachbereitung (Programm & Unterschriftenlisten o.ä.) an einem Ort gesammelt aufbewahren.

Restzahlung und Projektabschluss

Sie haben es fast geschafft: Anhand Ihrer Angaben im Verwendungsnachweis wird nun die Höhe der Restzahlung bestimmt. Sobald dies erfolgt ist, wird der Restbetrag auf das Konto überwiesen, das im Antrag angegeben war.